Regolamento AIRM

1.1 – Il presente Regolamento, redatto a norma dell’art.19 dello Statuto Sociale dell’AIRM, è stato approvato dal Consiglio Direttivo nella riunione tenuta in data 28 ottobre 2020.

2.1 – Per ottenere l’ammissione come Socio ordinario o come Socio aggregato, il candidato deve inoltrare domanda al Presidente nell’apposita sezione del sito web dell’Associazione. Alla domanda deve essere allegato il CV dal quale si evinca l’attività scientifica o culturale del candidato nel campo della radioprotezione medica.

2.2 – Nella domanda il candidato autocertifica il possesso dei requisiti previsti dallo Statuto (artt. 3.1, 4.1) per la categoria richiesta ed autorizza l’AIRM al trattamento dei dati personali ai sensi della vigente normativa.

2.3 – Alla ricezione della mail di conferma dell’avvenuta registrazione dell’istanza il candidato provvederà al pagamento della quota sociale per l’anno solare richiesto, che sarà restituita qualora la candidatura non venisse accettata.

2.4 – La domanda di iscrizione all’AIRM in qualità di Socio collettivo deve essere indirizzata al Presidente dell’Associazione mediante PEC corredata delle informazioni necessarie per giudicare se la persona fisica o giuridica che intende aderire all’AIRM persegue finalità in armonia con i fini statutari dell’Associazione (Statuto art. 6.1). Il socio collettivo candidato provvederà quindi al pagamento della quota sociale per l’anno solare in corso, che sarà restituita qualora la candidatura non venisse accettata.

2.5 – La domanda del candidato viene esaminata dal CD, che delibera sull’ammissione del nuovo Socio, salvo eventuale richiesta di documentazione supplementare.
Il parere espresso dal CD deve essere ratificato dall’Assemblea dei Soci in seduta ordinaria. La decisione dell’Assemblea è definitiva.
Nelle more dell’iter procedurale, il richiedente può partecipare alle attività culturali e sociali dell’Associazione e ne riceverà le pubblicazioni alle stesse condizioni riservate ai Soci, ma acquisisce il diritto di voto solo dopo la ratifica dell’Assemblea.

2.6 – I Soci ordinari, aggregati e collettivi sono tenuti al pagamento delle quote sociali fissate dal CD come prescrive lo Statuto (artt. 3.3, 4.3 e 6.3) e rese note mediante pubblicazione sul sito web AIRM. Il mancato pagamento delle quote sociali per due annualità consecutive comporta la decadenza automatica del Socio con perdita dei relativi diritti.

2.7 – La nomina dei Soci onorari viene deliberata dal Consiglio Direttivo su proposta del Presidente o dei membri del CD o di almeno un quarto dei Soci di qualsiasi categoria. La delibera del CD deve essere ratificata dall’Assemblea dei Soci in seduta ordinaria. La decisione dell’Assemblea è inappellabile.

3.1 – L’Assemblea, in seduta ordinaria o straordinaria, è costituita, convocata e presieduta come prescritto dallo Statuto (art.8.1). Funge da segretario il Segretario dell’Associazione o un Socio presente e incaricato dal Presidente dell’Assemblea.

3.2 – La convocazione dell’Assemblea ordinaria (in prima e, occorrendo, in seconda convocazione da tenersi almeno 24 ore dopo la prima) viene comunicata ai Soci mediante posta elettronica, o pubblicazione sul sito web o pubblicazione sulla rivista dell’associazione almeno 60 giorni prima della data fissata per l’Assemblea stessa.
L’avviso di convocazione dovrà precisare l’Ordine del giorno della riunione. Eventuali argomenti aggiuntivi da inserire nell’OdG dovranno essere proposti per iscritto al Presidente dell’AIRM almeno due giorni prima dell’inizio dei lavori dell’Assemblea.
Ogni Socio ordinario presente all’Assemblea ordinaria può essere depositario di non più di due deleghe scritte di Soci aventi diritto al voto. Le deleghe devono essere presentate dai depositari al segretario dell’Assemblea almeno un’ora prima che la riunione abbia inizio, per la verifica della loro regolarità e la loro convalida. In caso di votazione scritta segreta le deleghe devono essere presentate al Presidente del Comitato degli scrutatori prima delle operazioni di voto.

3.3 – L’eventuale convocazione di un’Assemblea straordinaria per motivi d’urgenza (fatto salvo quanto previsto all’art. 8.2 dello statuto) può essere comunicata mediante posta elettronica, o pubblicazione sul sito web, almeno 30 giorni prima della data stabilita per la riunione.
L’avviso di convocazione dovrà precisare l’Ordine del giorno della riunione. Eventuali argomenti aggiuntivi da inserire nell’OdG dovranno essere proposti per iscritto al Presidente dell’AIRM almeno due giorni prima dell’inizio dei lavori dell’Assemblea.
Ciascun socio può esprimere un solo voto e non sono ammesse deleghe.

3.4 – Il verbale dell’Assemblea viene redatto dal Socio che funge da segretario ai sensi del precedente punto 3.1. Le eventuali mozioni o decisioni operative, formalmente approvate dall’Assemblea, vengono acquisite nel Libro verbali e saranno sottoscritte dal verbalizzante e dal Presidente dell’Assemblea. Le decisioni dell’Assemblea sono rese note ai Soci mediante pubblicazione nella Rivista ufficiale dell’Associazione.

4.1 – Le votazioni dei Soci aventi diritto si svolgono di regola in forma palese, per alzata di mano o per appello nominale a discrezione del Presidente dell’Assemblea, salvo i casi che prevedono la votazione scritta.
Il Segretario dell’Assemblea procede ai conteggi, dando immediata comunicazione del numero dei votanti, dei voti favorevoli, dei voti contrari, degli astenuti.

4.2 – La votazione scritta segreta è prevista per:

• l’elezione delle cariche sociali;
• la ratifica dei provvedimenti disciplinari proposti dai Probiviri;
• l’eventuale proposta di scioglimento dell’Associazione;
• altre questioni di particolare importanza a giudizio del Presidente dell’Associazione, il quale provvederà ad inserire tali argomenti nell’OdG dell’Assemblea dei Soci.

4.3 – In caso di votazione scritta, il Presidente dell’Assemblea nomina un Comitato di scrutatori, composto di tre membri, fra i quali il Comitato stesso designa il proprio Presidente.

4.4 – Il Presidente del Comitato comunica al Presidente dell’Assemblea l’apertura del seggio, con gli orari di inizio delle operazioni di voto e di chiusura delle urne.

4.5 – Il Presidente del Comitato consegna a ogni Socio presente e votante l’apposita scheda di voto (oltre alle eventuali schede aggiuntive in caso di deleghe, come previsto nel precedente art. 3.3) previa firma dell’interessato sul tabulato Soci. Le schede compilate vengono introdotte immediatamente nelle urne predisposte allo scopo.

Le schede (debitamente compilate senza apposizione di firma o di qualsiasi altro segno, pena la nullità del voto) vengono introdotte immediatamente nelle urne predisposte allo scopo.

4.6 – Alla chiusura delle urne il Comitato degli scrutatori procede allo spoglio delle schede e redige il verbale dello scrutinio, con l’indicazione dei dati della votazione. Le schede danneggiate o che recano segni di riconoscimento sono dichiarate nulle.

Il Presidente del Comitato proclama quindi i risultati delle votazioni mediante la lettura del relativo verbale nell’Assemblea dei Soci, e rassegna il proprio mandato al Presidente dell’Assemblea. Il verbale, sottoscritto dai membri del Comitato di scrutinio e controfirmato dal Presidente dell’Associazione, viene acquisito nel Libro verbali.

5.1 – Il ricorso al Referendum è deliberato dal Consiglio Direttivo per i casi e secondo le norme previste dallo Statuto (art.9)

5.2 – Almeno 60 giorni prima del termine previsto per la chiusura della consultazione, viene inviata ad ogni Socio con diritto di voto la scheda referendaria all’indirizzo postale indicato nel gestionale AIRM, corredata di due buste prive di contrassegni.
Il Socio deve limitarsi a segnare nella scheda le caselle scelte, senza apposizione di firma o di qualsiasi altro segno, pena la nullità del voto. La scheda sarà introdotta nella prima busta, che verrà chiusa e inserita senza alcun contrassegno nella seconda busta. La seconda busta verrà chiusa e spedita con affrancatura raccomandata al Segretario dell’Associazione, recando sul retro: cognome, nome e indirizzo del votante, che vi apporrà la propria firma a convalida.

5.3 – Prima della chiusura della consultazione, il Presidente dell’Associazione nomina un Comitato di scrutatori di tre membri, che designano tra loro un Presidente.

5.4 – Il Presidente del Comitato verificherà la regolarità esterna dei plichi acquisiti in tempo utile, nonché la posizione dei Soci votanti riguardo al diritto di voto. Dopo l’apertura delle buste, il Presidente del Comitato verifica le schede referendarie, escludendo quelle invalidate da segni indebiti, e procede quindi allo scrutinio delle risposte valide. Il verbale dei risultati del Referendum, sottoscritto dai membri del Comitato di scrutinio, viene consegnato al Presidente dell’Associazione, da lui controfirmato e acquisito nei Libri Sociali.

5.5 – Nel caso in cui la chiusura della consultazione coincida con l’Assemblea dei Soci, le buste possono essere consegnate (prima dell’ora indicata per la scadenza dei termini) direttamente in sede assembleare, introducendole nell’urna appositamente predisposta. In tal caso le operazioni di scrutinio avranno luogo seguendo la procedura indicata all’art. 4.6 del presente Regolamento.

6.1 – L’elezione alle cariche sociali previste all’art.7 dello Statuto (membro del Consiglio Direttivo, del Collegio dei Revisori dei conti, del Collegio dei Probiviri) è fatta dall’Assemblea dei Soci per votazione scritta segreta a maggioranza semplice (art. 4.2 del presente Regolamento). Può essere decisa dal CD la votazione mediante Referendum, con le modalità previste al precedente art. 5.

6.2 – Le schede consegnate ai votanti recheranno prestampato l’elenco dei candidati per i diversi organi elettivi.
Ogni Socio avente diritto al voto (Statuto, art.2.3) indicherà le proprie preferenze contrassegnando i nominativi prescelti.
Possono essere espresse fino a 12 preferenze per il Consiglio Direttivo, e fino a 4 preferenze per i Collegi dei Revisori dei conti e dei Probiviri.

6.3 – Tutti i Soci ordinari in regola con la quota sociale nonché i Soci onorari, sono eleggibili ed elettori.
Le candidature alle cariche sociali elettive devono essere presentate entro il 31 dicembre dell’anno precedente le elezioni, mediante PEC, al Presidente, all’indirizzo PEC dell’Associazione. Le candidature dovranno essere corredate da un curriculum vitae dell’aspirante alle cariche sociali, di massimo cinquecento parole, unitamente alla proposta di un sintetico programma.
L’elenco dei candidati sarà pubblicato in tempo utile sulla Rivista ufficiale dell’Associazione, unitamente alla citata documentazione.
È ammessa la candidatura a più di una carica sociale, ma il candidato eletto dovrà optare per una di esse non essendo ammesso il cumulo delle cariche. Fa eccezione a tale incompatibilità il possibile cumulo delle cariche di Segretario e Tesoriere (Statuto, art.7.3).

6.4 – Qualora il numero delle candidature presentate entro la data limite stabilita dal precedente art.6.3 sia inferiore a quanto prevede lo Statuto per le relative cariche elettive, il Presidente dell’Associazione potrà prorogare la data limite stabilita per la presentazione delle candidature di 90 giorni, dandone avviso via e-mail o sul sito web dell’Associazione.
In caso di ulteriore mancanza di candidature il Presidente dell’Associazione potrà chiamare a candidarsi per coprire tali cariche altri Soci che manifestino la loro disponibilità entro il termine di 60 giorni dalle elezioni, al fine di consentire il regolare proseguimento delle attività societarie.

7.1 – Per la costituzione di una Sezione regionale o interregionale deve essere presentata domanda scritta al Presidente dell’Associazione. Nella domanda deve essere precisato il nominativo del Socio proponente, che fungerà da Coordinatore pro-tempore, in attesa della formale elezione prevista all’art. 17.4 dello Statuto.

7.2 – Dopo aver ottenuto il riscontro del Presidente dell’associazione (ai sensi dell’art. 17.1 dello Statuto) la Sezione può provvedere alla nomina al proprio interno delle cariche elettive e agli altri aspetti organizzativi. Ogni Sezione elegge, a scrutinio segreto, un Coordinatore e può nominare un Segretario e/o un Tesoriere.

7.3 – Il Socio eletto Coordinatore di una Sezione AIRM comunica il risultato delle votazioni interne (con l’elenco dei Soci votanti per l’insediamento della Sezione) al Presidente dell’AIRM il quale, previo parere favorevole del Consiglio Direttivo e dopo la ratifica dell’Assemblea dei Soci (ai sensi dello Statuto, art. 8.5) convalida la costituzione della Sezione e autorizza l’uso del Simbolo dell’Associazione.

7.4 – Il Coordinatore della Sezione assume personalmente le responsabilità morali e materiali derivanti dall’attività della Sezione stessa, sia nei riguardi dell’AIRM che rispetto agli obblighi di legge.

7.5 – Ogni Sezione può elaborare per le proprie attività un Regolamento interno, che non deve essere in contrasto con lo Statuto e con il Regolamento generale dell’Associazione e che dovrà essere approvato dal Consiglio Direttivo dell’AIRM. Il CD ha facoltà di chiedere eventuali correttivi del Regolamento interno della Sezione, qualora non lo ritenga consono allo Statuto sociale.

7.6 – Ogni Sezione si autofinanzia e si autogestisce, con l’obbligo di sottoporre al CD per approvazione, entro il 31 marzo, il consuntivo finanziario dell’anno precedente solo nel caso siano stati registrati movimenti economici.

7.7 – Per realizzare gli scopi delineati all’art. 17.2 dello Statuto, anche al fine di cooperare al raggiungimento dei fini culturali e tecnico-professionali dell’AIRM (enunciati all’art. 1 dello Statuto), le Sezioni possono intraprendere ogni opportuna iniziativa in sede locale. Il Coordinatore darà dettagliata comunicazione di ogni riunione o manifestazione della Sezione al Segretario dell’AIRM (ai sensi dello Statuto, art. 12.2)

7.8 – Il Coordinatore è tenuto ad osservare le prescrizioni dello Statuto AIRM (art. 17.3) per quanto riguarda i rapporti con persone o istituzioni esterne all’Associazione; e qualora intenda promuovere iniziative che coinvolgono individui, gruppi o associazioni esterni all’AIRM, prenderà contatto con il Segretario dell’Associazione al fine di ottenere la relativa delibera favorevole da parte del Consiglio Direttivo (ai sensi dell’art. 10.8 dello Statuto). Il Coordinatore potrà presentare una relazione sull’attività della propria Sezione all’Assemblea annuale dei Soci

7.9 – Qualora la Sezione non abbia manifestamente adempiuto agli obblighi statutari o comunque sottoscritti con l’AIRM, spetta al Presidente dell’Associazione di convocare il Consiglio Direttivo in seduta straordinaria per proporre lo scioglimento della Sezione. A tale riunione del CD può essere convocato il Coordinatore della Sezione oggetto di discussione, che potrà partecipare senza diritto di voto. Previo accordo del Consiglio Direttivo, il Presidente dell’Associazione può decidere la sospensione provvisoria del funzionamento della Sezione in attesa del suo scioglimento in via definitiva, che avverrà in base alla ratifica dell’Assemblea dei Soci a termini dello Statuto (art. 8.5).

7.10 – In caso di scioglimento della Sezione territoriale, e qualora siano stati precedentemente prodotti ed approvati consuntivi finanziari, il Coordinatore, coadiuvato se del caso dal Tesoriere, redige un verbale di liquidazione della Sezione stessa corredato del bilancio consuntivo alla data dello scioglimento, e lo trasmette al Segretario dell’Associazione. Di ogni eventuale passività od obbligo pendente a carico della Sezione, che non sia stato in precedenza debitamente avallato dal CD dell’AIRM, risponde personalmente il Coordinatore in conformità del punto7.4 di questo Regolamento Gli eventuali residui attivi saranno versati al Tesoriere dell’AIRM. A conclusione del procedimento a carico della Sezione, spetta al Presidente dell’AIRM di portare all’attenzione del CD dell’Associazione possibili questioni riguardanti eventuali interventi finanziari dell’AIRM, nonché gli eventuali aspetti disciplinari (Statuto, art. 15.2) e la destinazione della documentazione di Sezione (. Statuto, art. 11.2). Le relative decisioni finali sono riservate al Consiglio Direttivo e saranno debitamente notificate in conformità dello Statuto dell’AIRM (art. 12.2) e del Regolamento (art.7 9.)

8.1 – La gestione amministrativa dell’Associazione rientra nei compiti del Presidente e del Consiglio Direttivo.
La gestione contabile spetta al Tesoriere.
La vigilanza e il controllo sulla contabilità finanziaria dell’Associazione spettano al Collegio dei Revisori dei conti.

8.2 – La vita sociale e amministrativa dell’Associazione è verbalizzata nei Libri Sociali, di cui è depositario il Presidente, che sono consultabili da ogni Socio.
Il Segretario cura il Libro verbali, nel quale devono essere registrate le relazioni degli Organi statutari, le proposte, le decisioni e la sintesi delle discussioni riguardanti le iniziative prese o da prendere. In particolare, il Segretario redige e sottoscrive verbale di ciascuna seduta del Consiglio Direttivo che, controfirmato dal Presidente, viene acquisito nel Libro verbali.
Il Tesoriere cura i Libri contabili.

8.3 – La gestione dell’Associazione comporta spese ordinarie (inerenti al funzionamento corrente degli Organi elettivi dell’Associazione e le altre attività ordinarie previste dallo Statuto) e spese straordinarie (per congressi, seminari, aggiornamenti culturali, borse di studio, pubblicazioni, acquisto di beni).

8.4 – Le spese ordinarie dell’Associazione, fino al limite di 1000 euro per ciascuna operazione contabile, sono disposte direttamente dal Presidente, sentito il Tesoriere (Statuto, art.11.1). Il limite di spesa sopra indicato può essere modificato con delibera del CD.

8.5 – Le spese di trasferta sostenute dai soci e dai non soci che abbiano prestato attività a favore dell’Associazione nelle modalità concordate, verranno rimborsate dietro consegna degli originali dei titoli di viaggio e delle altre ricevute.

8.6 – Il Tesoriere presenta al CD il bilancio consuntivo dell’anno solare precedente e il bilancio (budget) preventivo per l’anno solare in corso, in tempo utile per la trasmissione al Collegio dei revisori dei conti e la successiva approvazione in Assemblea.

8.7 – I bilanci redatti dal Tesoriere vengono discussi dal CD e approvati a norma di Statuto (art. 10.7).

8.8 – I bilanci approvati dal CD vengono trasmessi al Collegio dei Revisori dei conti prima della data fissata per l’Assemblea dei Soci. I registri e i documenti amministrativi e contabili dell’Associazione vengono messi a disposizione dei revisori dei conti ogni qualvolta essi lo richiedano.

8.9 – Il Collegio dei Revisori dei conti, presa visione del bilancio consuntivo annuale, dei registri e dei documenti amministrativi e contabili, esprime il proprio giudizio, positivo o negativo, nella relazione scritta che dovrà essere firmata da tutti i membri del Collegio. In caso di parere non unanime, il membro dissenziente può far verbalizzare il motivo del dissenso.

8.10 – I bilanci redatti dal Tesoriere e approvati dal CD verranno presentati (insieme alla relazione dei Revisori dei conti sul bilancio consuntivo) all’Assemblea dei Soci per discussione e approvazione a maggioranza semplice.

Per l’approvazione dei bilanci annuali è consentito il ricorso al Referendum (Statuto, art. 9.1), con le modalità precisate dal presente Regolamento (art. 5).

9.1 – L’Associazione pubblica sul proprio sito web l’annuncio ed il programma preliminare dei Congressi nazionali, dei Convegni scientifici e dei Corsi di formazione con un adeguato tempo di preavviso.

9.2 – Il programma definitivo viene pubblicato sul sito web con almeno 1 mese di anticipo sull’inizio della manifestazione.

9.3 – La gestione delle iscrizioni alle manifestazioni e del rilascio delle relative attestazioni e certificazioni viene effettuato attraverso il programma informatico di gestione disponibile sul sito web dell’Associazione.

9.4 – Le manifestazioni dell’Associazione vengono gestite secondo il Piano di Qualità espressamente elaborato in conformità agli standard dettati dal vigente sistema delle attività formative ministeriali.

10.1 – Il giudizio sui provvedimenti disciplinari a carico di Soci per i motivi previsti dallo Statuto (art. 15.3) spetta al Collegio dei Probiviri, costituito, convocato e riunito a norma di Statuto (art. 15.1-2).

10.2 – La proposta di provvedimenti disciplinari a carico di Soci viene inoltrata al Coordinatore del Collegio dei Probiviri dal Presidente dell’Associazione in conformità al voto della maggioranza dei membri del CD, oppure su richiesta di almeno un quinto dei Soci ordinari, o anche di propria iniziativa, sentito il Vicepresidente.

10.3 – Unitamente all’atto di deferimento ai Probiviri, il Presidente dell’Associazione fornisce la documentazione di cui dispone per la valutazione del caso.

10.4 – Il Coordinatore dei Probiviri convoca i membri del Collegio mediante mail o PEC per una riunione da tenere entro 30 giorni dalla ricezione della proposta del Presidente dell’Associazione.

10.5 – I membri che non siano disponibili debbono comunicarlo immediatamente al Coordinatore, che provvederà a convocare mediante mail o PEC il membro supplente, oppure ad aggiornare la riunione.

10.6 – Il Collegio dei Probiviri riunito validamente, presa visione dei documenti allegati all’atto di deferimento, può chiedere un supplemento di documentazione o di indagine e può inoltre sentire direttamente l’interessato.

10.7 – Dei provvedimenti assunti dal Collegio dei Probiviri (Statuto, art. 15.4) viene redatto apposito verbale, che sarà sottoscritto dai tre membri presenti e trasmesso al Presidente dell’Associazione. In caso di parere non unanime, il membro dissenziente può far verbalizzare il motivo del proprio dissenso.

10.8 – Il Presidente dell’Associazione darà immediata comunicazione del provvedimento disciplinare all’interessato mediante mail o PEC.

10.9 – Il Socio destinatario dei provvedimenti assunti dal Collegio dei Probiviri può interporre motivato ricorso, da inoltrarsi al Presidente dell’Associazione mediante mail o PEC entro 30 giorni dalla ricezione.

10.10 – Trascorso tale termine, e comunque nel caso che il ricorso sia ritenuto non ricevibile, il provvedimento disciplinare viene preso a titolo provvisorio, in attesa della ratifica da parte dell’Assemblea dei Soci.

10.11 – La decisione dell’Assemblea avviene per votazione scritta segreta (art.4.2 del Regolamento) ed è inappellabile.

10.12 – Di ogni provvedimento disciplinare definitivo sarà data notizia ai Soci mediante pubblicazione nel Bollettino ufficiale dell’Associazione.

11.1 – Su proposta della maggioranza del Consiglio Direttivo oppure di almeno un quarto dei Soci ordinari, o anche di propria iniziativa, il Presidente dell’Associazione può convocare l’Assemblea in seduta straordinaria per decidere, ai sensi dello Statuto (art. 8.7) e con le modalità stabilite nel Regolamento (art.4.2), in merito all’eventuale scioglimento dell’Associazione.

11.2 – Nel caso sia deliberato lo scioglimento dell’Associazione, il Presidente il Segretario e il Tesoriere restano comunque in carica per il tempo occorrente alla liquidazione delle pendenze ed ogni altro adempimento secondo le decisioni prese dall’Assemblea.